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La evolución de la secretaria

Entre todas las piezas clave de una oficina, el orden, la gestión de actividades en la agenda, la coordinación de juntas y reuniones, redacción, seguimiento de oficios y, la administración propia del día a día, están a cargo de la secretaria. En 1958 se estipuló la celebración de su día en México para el tercer miércoles de julio.

A lo largo del tiempo, sus escritorios pasaron de tener una libreta y lápiz, a atiborrarse de lo que en tecnología iba llegando, las máquinas de escribir, los archiveros de tarjetas de presentación, teléfonos con conmutador, abre cartas, pisa papeles, estantes para recepción de oficios, agendas (dependiendo la cantidad de jefes), el cubo con plumas que todos se llevan, los sellos y engrapadora, para después migrar a tenerlo todo o casi todo en la práctica computadora y el correo electrónico. Ellas y ellos, quienes han desempeñado el puesto a lo largo del tiempo, han tenido que adaptarse al boom tecnológico y ahora coordinar agendas y reuniones desde el celular.

Su labor no es fácil y la idea de conmemorar el día, es realmente reconocer el esfuerzo y el nivel de discreción que se debe mantener acompañado de la prudencia para que el flujo de la información sea la necesaria para el funcionamiento de la oficina, sin dar más detalles de los necesarios, haciendo así, una verdadera y óptima gestión administrativa de cada uno de los recursos que convergen en la empresa.

La comunicación es clave para la gestión de proyectos, clave también en la organización de los documentos y, aún más para hacer que las complicaciones no existan, pues son el primer filtro para la recepción de información y los ojos que dan el último visto bueno a cualquier cosa por salir.

Llámense secretarias o asistentes, quienes se dedican a ser el brazo derecho de los líderes de una empresa, comprenden el más amplio nivel de concentración, empatía y coordinación para controlar cada situación. Y aunque tradicionalmente es un rol empresarial en el que las mujeres han conquistado más terreno, los hombres también pueden y lo desempeñan con óptimos resultados.

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